KI-Potenzial-Audit vor Ort: Warum ein Tag im Betrieb mehr zeigt als ein Workshop

Wenn in einem kleinen oder mittleren Betrieb das Thema KI auf den Tisch kommt, beginnt es meist mit einem Workshop. Ein Nachmittag, ein Whiteboard, die Führungsrunde sammelt Ideen. Am Ende steht eine Liste mit zwanzig Punkten, und niemand weiss, welcher davon morgen früh umsetzbar ist.

Das liegt nicht an den Beteiligten. Es liegt am Ort. Im Besprechungsraum werden Abläufe so beschrieben, wie sie gedacht sind. Am Arbeitsplatz zeigt sich, wie sie laufen.

Warum der Besprechungsraum zu früh kommt

Ein Workshop bringt zusammen, was die Anwesenden im Kopf haben. Das ist wertvoll, aber unvollständig. Die Sachbearbeiterin, die jeden Morgen Bestellungen aus PDFs abtippt, sitzt selten mit am Tisch. Die Excel-Liste, die drei Abteilungen parallel pflegen, kommt im Gespräch nicht vor, weil sie alle für normal halten.

Genau dort liegt aber das, was mit KI erreichbar ist: in den Übergaben, Medienbrüchen und Doppelarbeiten des Alltags. Wer die nicht gesehen hat, priorisiert auf Vermutungen. Das ist unsere Erfahrung, und sie ist der Grund für das Format.

Was in ein bis zwei Tagen im Betrieb passiert

Das KI-Potenzial-Audit vor Ort findet dort statt, wo gearbeitet wird. Je nach Betriebsgrösse ein Tag oder zwei. Drei Dinge stehen im Mittelpunkt:

• Abläufe ansehen. Wir gehen ausgewählte Prozesse vom Anfang bis zum Ende durch, mit den Menschen, die sie ausführen. Wo entstehen Wartezeiten, wo wird abgetippt, wo entscheidet jemand nach Gefühl, weil die Information fehlt.
• Daten und Zuständigkeiten prüfen. Welche Systeme sind im Einsatz, wo liegen die Daten, wer darf darauf zugreifen, wer pflegt sie. Ohne diese Antworten bleibt jede KI-Idee ein Wunsch.
• Potenziale nach Aufwand und Wirkung sortieren. Jeder Kandidat bekommt eine Einschätzung: Wie gross ist der Effekt, wie hoch der Aufwand, welche Voraussetzungen fehlen noch. Daraus entsteht eine Reihenfolge statt einer Wunschliste.

Die Zeit vor Ort besteht aus Zuhören, Mitgehen und Nachfragen. Die Beteiligten arbeiten dabei weitgehend normal weiter; wir schauen zu und stellen Fragen.

Was am Ende steht

Das Ergebnis ist ein schriftlicher Report. Er folgt der Gliederung, die auf der Audit-Seite veröffentlicht ist: von der Ist-Aufnahme über die priorisierten Potenziale mit Aufwand, Wirkung und Voraussetzungen bis zur Empfehlung für den nächsten Schritt, was aus unserer Sicht als Erstes sinnvoll ist und was noch nicht.

Dazu gehört auch: Einen veröffentlichten Musterreport gibt es derzeit nicht. Wir haben keinen konstruiert, weil ein Beispiel ohne echten Betrieb dahinter wenig aussagen würde. Was feststeht, ist die Gliederung. Sie steht auf der Audit-Seite.

Festpreis, anrechenbar auf die Strategie

Das Audit kostet 4.900 EUR für Betriebe bis etwa 50 Mitarbeitende und 7.900 EUR in der zweitägigen Variante für grössere Häuser. Beides sind Festpreise. Wer anschliessend eine KI-Strategie mit uns entwickelt, bekommt den Audit-Betrag darauf angerechnet.

Der Festpreis hat einen Grund: Sie wissen vorher, was es kostet, und wir haben keinen Anlass, den Befund grösser zu machen als nötig.

Der Vier-Stufen-Weg

Das Audit ist die erste von vier Stufen, die aufeinander aufbauen, aber nicht zwingend alle gegangen werden müssen:

1. Audit (4.900 oder 7.900 EUR): den Ausgangspunkt schaffen.
2. Strategie (9.500 bis 19.000 EUR, Audit angerechnet): aus dem Befund einen Plan mit Reihenfolge und Budget machen.
3. Projekte (15.000 bis 80.000 EUR): einzelne Massnahmen umsetzen.
4. Managed Services (ab 2.500 EUR pro Monat): Betrieb und Weiterentwicklung.

Ein Audit kann auch mit der Empfehlung enden, zunächst ein einzelnes Projekt anzugehen oder erst einmal die Datenbasis in Ordnung zu bringen. Die Empfehlung folgt dem Befund, nicht dem Stufenmodell.

Für wen das passt

Für Geschäftsführungen kleiner und mittlerer Betriebe, die eine belastbare Grundlage wollen, bevor sie Geld in KI-Projekte stecken. Für Häuser, in denen es bereits einzelne Versuche gibt, aber keine Übersicht. Und für alle, die zwischen vielen Angeboten nicht mehr erkennen, was für den eigenen Betrieb tatsächlich zählt.

ZEHN X sitzt in Köln. Systeme, die wir aufsetzen und betreiben, laufen self-hosted in Deutschland und DSGVO-konform.

Was Sie jetzt tun können

1. Notieren Sie drei Abläufe, die in Ihrem Betrieb regelmässig Zeit kosten oder Fehler erzeugen. Das ist bereits eine gute Vorbereitung für den Audit-Tag.
2. Klären Sie intern, wer für welche Daten und Systeme zuständig ist. Wenn diese Frage schwerfällt, ist das selbst schon ein Befund.
3. Details zu Ablauf, Umfang und Anfrage finden Sie auf der Seite zum KI-Potenzial-Audit vor Ort.