KI-Kompetenz nachweisen: Was Artikel 4 des EU AI Act von KMU verlangt

Wer im Unternehmen KI-Werkzeuge einsetzt, sei es ein Sprachmodell für Angebotstexte oder eine KI-gestützte Übersetzung im Kundenservice, berührt den EU AI Act. Artikel 4 verlangt nach unserer Lesart, dass die Menschen, die mit diesen Systemen arbeiten, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Wie dieser Nachweis aussehen soll, steht nicht als Checkliste im Gesetz.

Wir beschreiben hier, wie wir Artikel 4 lesen und was daraus für Geschäftsführung und HR im Mittelstand folgt. Vorab der Hinweis: Das ist unsere fachliche Einordnung, keine Rechtsberatung.

Was Artikel 4 verlangt, so wie wir ihn lesen

Der Artikel schreibt keine akkreditierte Zertifizierung vor. Es gibt also keine Pflicht, Beschäftigte zu einer externen Prüfstelle zu schicken. Was er nach unserer Lesart verlangt, ist ein belastbarer Nachweis, dass Kompetenz vermittelt und überprüft wurde. Fünf Bausteine gehören dazu:

• Ein dokumentierter Schulungsinhalt: Was wurde in welcher Tiefe vermittelt?
• Eine Teilnehmerliste mit Datum: Wer war wann dabei?
• Ein Wissensnachweis, also ein Test: Ist das Wissen angekommen?
• Ein Auffrischungsintervall, in der Regel jährlich: Wann wird nachgeschult?
• Ein Nachweis der Trainer-Qualifikation: Wer hat geschult, und warum ist diese Person dafür geeignet?

Fehlt einer dieser Bausteine, haben Sie eine Massnahme durchgeführt, aber keinen vollständigen Nachweis in der Hand.

Warum eine Teilnahmebescheinigung nicht reicht

Die meisten Weiterbildungen enden mit einer Bescheinigung: Name, Titel der Veranstaltung, Datum, Unterschrift. Das belegt Anwesenheit. Es belegt nicht, was inhaltlich behandelt wurde, ob die Person etwas verstanden hat und wann der Wissensstand veraltet.

Für Artikel 4 ist genau das der Unterschied. Wenn ein Kunde im Lieferantenaudit, ein Auftraggeber in der Ausschreibung oder eine Behörde nachfragt, wie Sie die KI-Kompetenz Ihres Teams sicherstellen, hilft ein Ordner mit Bescheinigungen wenig. Sie brauchen einen Nachweis, den Dritte prüfen können, ohne Ihnen glauben zu müssen.

Ein zweiter Punkt betrifft die interne Steuerung. Ohne Test bleibt offen, ob die Schulung gewirkt hat. Wer die Ergebnisse kennt, sieht, wo Lücken sind, und kann gezielt nachschulen, statt alle noch einmal durch dasselbe Programm zu schicken.

Was HR konkret hinterlegen sollte

Für die Personalabteilung heisst das: Für jede Person, die mit KI-Systemen arbeitet, sollte die Akte fünf Fragen beantworten. Welcher Inhalt, an welchem Datum, mit welchem Ergebnis, durch wen geschult, wann fällig zur Auffrischung. Wenn Sie diese fünf Felder heute in Ihrem Personalsystem anlegen, ist die Grundlage geschaffen, unabhängig davon, bei wem Sie schulen.

Wie ZEHN X das löst

Unsere Schulungen sind auf Artikel 4 zugeschnitten. Drei Formate decken unterschiedliche Rollen ab:

• AI-Literacy Basic, 4 Stunden, 490 EUR pro Person, ab 5 Personen 390 EUR: der Einstieg für alle Beschäftigten, die KI-Werkzeuge im Alltag nutzen.
• AI for Knowledge Workers, 1 Tag, 890 EUR, Staffelpreis 690 EUR: für Fachkräfte, die KI in ihre eigentliche Arbeit einbauen.
• AI Manager, 3 Tage, 1.990 EUR: für alle, die den KI-Einsatz im Unternehmen steuern und verantworten.

Jede Schulung endet mit einer Prüfung. Die Fragen stammen aus einem Pool von 587 Prüfungsfragen. Wer besteht, erhält ein Zertifikat mit eindeutiger Cert-ID im Format ZX-S-YYYY-NNNNN.

Der entscheidende Baustein ist die Prüfbarkeit durch Dritte: Jedes Zertifikat lässt sich über eine öffentliche Prüf-URL anhand seiner Cert-ID prüfen. Ein Kunde, ein Auditor oder Ihre eigene HR-Abteilung kann so ohne Rückfrage bei uns feststellen, dass das Zertifikat echt ist.

Die übrigen Bausteine sind Teil des Formats: dokumentierter Schulungsinhalt, Teilnehmerliste mit Datum, ausgewiesene Qualifikation der Trainer und ein Auffrischungsintervall, das wir in der Regel jährlich empfehlen. Die Systeme dahinter betreiben wir self-hosted in Deutschland, DSGVO-konform. Für grössere Teams gibt es ausserdem Team-Lizenzen der Academy (9.500 bzw. 29.000 EUR) mit Zertifizierungsgarantie.

Was Sie jetzt tun können

1. Klären Sie, wer in Ihrem Unternehmen heute mit KI-Systemen arbeitet, auch ohne offizielle Freigabe. Diese Liste ist Ihr Geltungsbereich.
2. Prüfen Sie Ihre vorhandenen Nachweise gegen die fünf Bausteine. Fehlt der Test oder das Auffrischungsdatum, ist die Lücke schnell benannt.
3. Wählen Sie das passende Format und legen Sie den ersten Termin fest: Zu den Schulungen nach Artikel 4.